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El 31-08-2007 en
Gaceta Oficial Nº 38759 se incluyen (Reimpresas por error material
en La Gaceta Oficial Nº 38776 del 25-09-2007) la Providencia 0591,
donde se establecen las normas generales de Emisión de Facturas y
Otros Documentos y la Providencia 0592, que Establece las Normas
Relativas a Imprentas y Máquinas Fiscales para la Elaboración de
Facturas y Otros Documentos.
Como
herramientas para los Empresarios, Comerciantes, Administradores,
Contadores Públicos, Contabilistas y afines, un cuestionario con las
preguntas más frecuentes relacionadas a las Providencias 0591 y 0592
con los tips resumidos para su mejor comprensión y por ende, su
correcta aplicación.
ASPECTOS
GENERALES
¿Qué
Providencia o Resolución estaba vigente antes de la promulgación de
las Providencias 0591 y 0592?
La Resolución
320 del Seniat del 29-12-99, publicada en Gaceta Oficial Nº 36.859
era la que dictaba las Disposiciones Relacionadas con la Impresión y
Emisión de Facturas y Otros Documentos, es la que dictaba las normas
sobre la materia antes de la entrada en vigencia de las Providencias
0591 y 0592.
¿Cómo clasifica el SENIAT a los Contribuyentes del IVA?
A)
CONTRIBUYENTE ORDINARIO
Se refiere a
aquel Contribuyente que venda mercancías o suministre servicios
gravables para el IVA cuyos ingresos anuales sean superiores a 3.000
UT.
B)
CONTRIBUYENTE FORMAL
Se refiere a
aquel contribuyente que venda EXCLUSIVAMENTE mercancías o
suministre servicios exentos para el IVA y/o que vendiendo
mercancías o suministrando servicios gravables para el IVA sus
ingresos anuales sean inferiores a 3000 UT (En este ultimo caso el
termino utilizado para el Contribuyente es Exonerado del IVA).
C)
CONSUMIDOR FINAL
De la cadena de
comercialización, es el último eslabón de la cadena, siendo este
contribuyente el que en realidad paga el costo del Impuesto al Valor
Agregado ya que en las operaciones de compra-venta entre los
contribuyentes ordinarios sólo ocurre un fenómeno de “transferencia”
de dicho Impuesto.
ANALISIS PROVIDENCIA 0591
¿Cuál es el plazo para poder utilizar los Formatos de Facturación
impresos según las normas de la Resolución 320?
Los formatos de facturación que se hicieron bajo las normas de la
resolución 320, podrán ser utilizados hasta el 31 de Julio de 2008
según la Providencia 0591, pero el Seniat mediante un comunicado de
prensa del 09-07-08 aclaró a los contribuyentes que dichos formatos
podrán ser utilizados hasta el 31 de Agosto de 2.008 (http://www.abn.info.ve/go_news5.php?articulo=140309&lee=3).
¿Y que pasa
con los formularios impresos bajo la resolución 320 de los
CONTRIBUYENTES FORMALES?
Los contribuyentes formales, que se conviertan en ordinarios, en
consecuencia del Decreto 5770 del 27-12-2007 del Seniat publicado en
gaceta Oficial Nº 38839 y por las nuevas normas incluidas en a
resolución 591, podrán utilizar los formatos que se emitieron bajo
la resolución 320 hasta el 31 de Agosto, siempre y cuando no lleven
preimpresa la coletilla “CONTRIBUYENTE FORMAL”.
Los contribuyentes formales que facturen menos de 1500 unidades
tributarias serán los únicos excluidos de cumplir con las normas de
esta providencia, solo si las facturas emitidas no son usadas como
comprobantes de gastos a efectos de impuesto sobre la renta. En cuyo
caso las facturas cumplirán con las normas de esta resolución, pero
no se desglosara el I.V.A. Estos deben cumplir con la providencia
1677.
¿Qué
servicios u operaciones están excluidos de cumplir con la normativa
de la Providencia 0591?
* Las ventas de bienes inmuebles.
* Las operaciones y servicios en general realizados por los bancos
excepto el Leasing.
* Las operaciones realizadas por las bolsas de valores y las bolsas
agrícolas.
* Las importaciones no definitivas de bienes muebles.
* Los servicios prestados bajo relación de dependencia de
conformidad con la Ley Orgánica del Trabajo.
* Los servicios de transporte público nacional de personas por vía
terrestre.
* Los servicios medico-asistenciales y odontológicos, de cirugía y
Hospitalización, prestados por entes públicos.
* Las actividades realizadas por los parques nacionales, zoológicos,
museos, Centros culturales e instituciones similares, cuando se
trate de entes sin fines de lucro exentos de impuesto sobre la
renta.
* Los servicios educativos prestados por entes públicos.
* Los servicios de hospedaje, alimentación y sus accesorios, a
estudiantes, Ancianos, personas con discapacidad, excepcionales o
enfermas, cuando Sean prestados dentro de una institución destinada
exclusivamente a servir a estos usuarios, siempre que esté exenta
del impuesto sobre la renta.
* Para los ítem 1, 2 y 3 el Seniat deberá en plazo en un año
establecer normas especiales de emisión de facturas.
¿Cuáles son
los medios de emisión de Facturas y Otros documentos permitidos por
la Providencia 0591?
A)
Manual o Mecánicamente sobre Formatos (En
Block o Forma Continua) elaborados por imprentas autorizadas por el
Seniat.
B)
Sistemas Computarizados o Automatizados
(Formas Continuas) elaborados por imprentas autorizadas por el
Seniat
C)
Maquinas Fiscales, con obligatoriedad para
los contribuyentes que realicen las siguientes actividades:
* Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y demás manufacturas de
tabaco, golosinas, confiterías, bombonerías y otros similares.
* Venta de productos de limpieza de uso domestico e industrial.
* Ventas de partes, piezas, accesorios, lubricantes, refrigerantes y
productos de limpieza de vehículos automotores, así como el servicio
de mantenimiento y reparación de vehículos automotores, siempre que
estas operaciones se efectúen independientemente de la venta de los
vehículos.
* Venta de materiales de construcción, artículos de ferretería,
herramientas, equipos y materiales de fontanería, plomería y
calefacción,
* Venta de artículos de perfumería, cosméticos y de tocador.
* Venta de relojes y artículos de joyería, así como su reparación.
* Venta de juguetes para niños y adultos, así como la venta o
alquiler de películas y juegos.
* Venta de artículos de cuero, textiles, calzados, prendas de
vestir, accesorios para prendas de vestir, maletas, bolsos de manos,
accesorios de viaje y artículos similares.
* Venta de flores, plantas, semillas, abonos, así como los servicios
de floristería.
* Servicio de comida y bebidas para su consumo dentro o fuera de
establecimientos tales como: restaurantes, bares, cantinas, cafés o
similares; incluyendo los servicios de comidas y bebidas a
domicilio.
* Servicios prestados por hoteles, casas de huéspedes, campamentos y
otros lugares de alojamiento.
* Servicios de belleza, estética y acondicionamiento físico, tales
como peluquerías, barberías, gimnasios, centro de masajes corporales
y servicios conexos.
* Servicio de lavado y pulí turra de vehículos automotores.
* Servicio de estacionamiento de vehículos automotores.
* Servicio de fotocopiado, impresión, encuadernación y revelado
fotográfico.
* Los Duty free.
* Y en general los contribuyentes que vendan mas de 1500 UT cuando
sus operaciones de ventas sean mayoritariamente a consumidores
finales.
¿Cuáles
documentos están regulados por la Providencia 0591?
* Facturas
* Notas de Crédito y Notas de Debito.
* Ordenes de Entrega y Guías de Despacho.
* Los documentos emitidos con forme a la Ley Sobre Especies
alcohólicas, deben cumplir con los requisitos de esta resolución y
adicionalmente a los requisitos establecidos en dicha Ley.
* Los corredores de seguro y las sociedades cooperativas deben
cumplir con las normas de esta resolución, señalando en forma
preimpresa la coletilla. “CONTRIBUYENTE NO SUJETO”.
¿Se puede
usar simultáneamente más de un medio de emisión de Facturas y otros
documentos?
No Siempre.
Sólo
en los siguientes casos se permite el uso simultáneo de hasta dos
medios de emisión:
Si el Contribuyente elige
como medio de emisión de Facturas y Otros documentos la forma
automática o manual (Sobre Formas Libre elaboradas por imprentas
autorizadas quedando prohibido su uso manual o mecánico), se
entenderá que se debe tener Formatos de Facturas y Otros Documentos
(Formatos en Block o Formas Continuas elaborados por imprentas
autorizadas por el Seniat) como previsión por si el sistema
automatizado falla en algún momento.
En los casos que las
Maquinas Fiscales no permitan realizar Notas de Crédito y/o Notas de
Debito, se le permitirá a los contribuyentes obligados y los de
libre elección que usen estas maquinas fiscales, la elaboración de
Formatos con las características especificadas en esta providencia.
Igual aplica para las Notas de Entrega.
¿Cuáles son
los requisitos que deben contener las facturas emitidas en el
Extranjero?
Las facturas emitidas en el extranjero por personas no domiciliadas
en el país como Mínimo debe señalar:
1. Nombre completo o razón social y domicilio del prestador del
servicio o del vendedor de los bienes.
2. Descripción, cantidad y monto del bien o servicio.
3. Fecha de emisión y monto total de la operación.
4. Nombre completo o razón social y número de Registro Único de
Información Fiscal (RIF), del adquirente del bien o receptor del
servicio.
En todo caso, el contribuyente está en la obligación de presentar
una traducción al castellano de las facturas.
¿En
que consiste la implementación de los Números de Control de las
nuevas facturas y otros documentos?
Se inicia con el número 1 hasta 8 dígitos, llevando un identificador
que va del 00 hasta el 99. Ejemplo: 00-00000001 (Algunas imprentas
tienen la limitación de usar menos de ocho dígitos, la providencia
sólo establece hasta 8 dígitos y no habla de un mínimo, lo
que se interpreta que pudiera utilizarse menos si esas fueran la
situación. La mayoría de las imprentas autorizadas suelen usar seis
dígitos)
Los “Formatos” regulados por esta providencia, serán emitidos para
cada contribuyente en una sola serie, en la que se incluirán todos
los tipos de documentos, definiéndose un rango para cada tipo. Por
ejemplo. Se emiten 3000 Formas, de las cuales 1500 Formas serán
Facturas, 500 Formas Notas de Crédito, 500 Formas Notas de Debito y
500 Formas de Notas de Entrega, los números de control estarán
reflejados de las siguiente manera: para las Facturas 00-00000001 al
00-00001500, para las Notas de Crédito: 00-00001501 al 00-00002000,
para las Notas de Debito: 00-00002001 al 00-00002500 y para las
Notas de Entrega: 00-00002501 al 00-00003000. El pie de imprenta de
cada documento mencionará el lote elaborado por la imprenta: Del
Número de Control 00-00000001 al 00-00003000.
Se entiende que en el caso de las
“Formas Libres” el número de control será emitido en una sola serie,
ya que cada formulario por estar sometido a sistemas automatizados,
generará el propio sistema el tipo de documento y su numero
consecutivo por tipo de documento (Trátese de Factura, Nota de
Crédito, Nota de Entrega, etc.)
El contribuyente que use forma libre, en caso de necesitar series
para su uso en diferentes establecimientos o la facturación no
centralizada en varios puntos en un mismo establecimiento, deberá
asignar un rango de los números de control emitidos que se usaran
para cada serie.
Los usuarios de formas libres que facturen al exterior deben señalar
expresamente en el cuerpo de la factura que se trata de factura de
exportación, para diferenciarla de la facturación nacional.
¿Qué especifica la providencia 0591 sobre los documentos: Notas de
Entrega, Notas de Crédito y Débito?
NOTAS DE
ENTREGA, ORDENES DE ENTREGA O GUIAS DE DESPACHO:
Si son usadas para la entrega de bienes muebles por operaciones de
ventas, se establece la obligatoriedad de emitir la factura en el
mismo periodo de imposición, haciendo referencia al número de Nota
de Entrega o Guía de Despacho.
En su formato debe indicarse:
* La mención de Orden de Entrega o Guía de Despacho.
* Un número de control preimpreso.
* Numeración consecutiva y única.
* La expresión sin derecho a crédito fiscal
Cuando se utilicen para el traslado de bienes mubles por operaciones
que no representen ventas debe indicarse el motivo, en estos casos
puede omitirse el precio de los bienes.
En todo caso debe indicarse la cantidad de bienes que se trasladan,
sus características y su precio.
NOTAS DE CREDITO Y NOTAS DE DEBITO:
* El original y las copias deben mencionar que se trata de Notas de
Debito o Notas de Crédito.
* Deben hacer referencia a la fecha numero y monto de la factura que
soporto la operación.
* Los demás aspectos deben cumplir con los requisitos de la
facturación ya sea por formatos
preimpresos, forma libre o por maquinas fiscales.
¿Cuánto
tiempo se tiene para adaptar y cambiar por obligación la emisión de
documentos por Maquinas Fiscales?
Un año contado a partir de la
entrada en vigencia de esta providencia. Es decir hasta el
31-01-2009.
Otros aspectos relevantes de la Providencia 0591
Todos los documentos de una empresa y sus sucursales deben ser
emitidos únicamente en una imprenta, en caso de ser necesario
cambios, deben ser autorizados previamente por el SENIAT.
No se puede contratar mas de una imprenta para la emisión de
documentos, así se trate de sucursales en otros estados. Cualquier
cambio debe ser autorizado previamente por el SENIAT, esta solicitud
se puede realizar por la página del SENIAT, quien notificara la
aprobación en su página WEB.
Para los documentos hechos de acuerdo con esta resolución el número
de control se iniciara con el identificador 00 y el número de
control 1. Se entiende, que los contribuyentes deben conservar sus
correlativos por tipos de documentos. Los contribuyentes que usen
“Formatos” cuyos consecutivos de documentos vienen pre-impresos,
deben informar a la imprenta autorizada el último numero por tipo de
documento del lote anterior. Para los contribuyentes que utilizan
“Formas Libres”, el sistema automatizado seguirá generando los
consecutivos de cada tipo de documento. POR LOGICA, NO DEBERIAN LOS
CONTRIBUYENTES EMPEZAR SUS NUMEROS CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS EN 1,
LA OBLIGATORIEDAD ES PARA LOS NUMEROS DE CONTROL, SALVO QUE LA
EMPRESA COINCIDA SU INICIO DE OPERACIONES CON LA VIGENCIA DE ESTA
PROVIDENCIA.
Facturas y Otros Documentos
en Formatos o Formas Libres deben ser de una Página con una Longitud
Mínima de 8 cm. Queda terminantemente prohibido reflejar operaciones
al reverso del documento.
Persiste la obligatoriedad
de conservar los documentos anulados con su original y todas sus
copias.
Desaparece la figura híbrida
de “Formato” en Forma Continua con sistema automatizado.
Obliga la elaboración de
formatos “separados” de Notas de Crédito y Notas de Débito con sus
números de documentos consecutivos e independientes.
Por cambio de nombre, razón
social o domicilio, podrán usarse los documentos hasta un máximo de
30 días o hasta agotarse la existencia, lo que ocurra primero.
Se podrá agotar la
existencia de documentos elaborados en imprentas a quienes
posteriormente se les haya revocado la autorización por parte del
Seniat.
Destrucción de documentos no
usados, según lo previsto en al artículo 45 de la providencia.
Las tachaduras y
enmendaduras en documentos, persiste, según lo estipulado en los
artículos 36 y 37 de la providencia.
Los contribuyentes que no son ordinarios, deben señalar expresamente
su condición ya sea de formales o no sujetos al Impuesto al Valor
Agrado.
La vigencia de esta
Providencia es a partir del 01-02-2008.
ANALISIS PROVIDENCIA 0592
Sobre el Uso de Maquinas Fiscales:
*
Usuarios de maquinas fiscales que hayan iniciado operaciones antes
del 1 de febrero de 2008 tienen un año para adquirirla, los que ya
tenían maquina fiscal tiene hasta el 01-02-2010 para repotenciarlas
o sustituir. Los que inicien operaciones después del 01-02-2008
deben iniciar con maquinas fiscales si les es requerido.
* El usuario debe mantener en sus oficinas el libro de control de
reparaciones y mantenimiento, el cual es obligatorio se lo
suministre el vendedor de la maquinas.
* Deben guardarse las memorias reemplazables por 5 años y los rollos
de auditoria pos 2 años.
* El usuario puede cambiar directamente la alícuota, el vendedor
esta obligado a suministrarle la información requerida para hacerlo.
* Emitir el reporte “Z”; cada día de operación.
* Contratar los servicios de reparación solo con los centros
autorizados.
* No se puede transferir la propiedad o uso de las maquinas
fiscales, solo se podrán vender a un fabricante o distribuidor
autorizado.
* A partir de la entrada en vigencia de la providencia 592, quedan
derogadas las autorizaciones para enajenar maquinas fiscales
concedidas según la resolución 320, los interesados deben solicitar
una nueva autorización.
* El SENIAT publicara en su portal las marcas y modelos de maquinas
fiscales autorizadas para la venta y quiénes son los vendedores
autorizados.
Sobre las Imprentas Autorizadas:
* Las imprentas elaboraran documentos a sus clientes en estricto
cumplimiento de las normas de la Providencia 591.
* Las imprentas exigirán a los contribuyentes copia vigente del
R.I.F.
* Las imprentas llevaran un registro automatizado de los emisores de
factura, indicando: RIF, fecha de elaboración, tipo de documentos,
números de control asignados, numeración de documentos asignado e
identificar la factura por los servicios.
* A partir de la entrada en vigencia de la providencia 592, quedan
derogadas las autorizaciones otorgadas a las imprentas según la
resolución 320, las imprentas deberán solicitar una nueva
autorización para elaborar facturas según esta resolución.
* El SENIAT publicara en su portal las Imprentas autorizadas.
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